「発注メールの極意30選！信頼と売上を生む最強テンプレ＆NG例大全」

「発注します」は敬語？ビジネスシーンでの正しい使い方

「発注します」の基本的な意味と丁寧語としての位置づけ

「発注します」という言葉は、ビジネスの現場で商品やサービスを注文する際に日常的に使われる基本的な表現です。この言葉を分解すると、「発注」は「注文を出すこと」を意味する名詞であり、「します」は「する」という動詞の丁寧語（ます形）です。したがって、「発注します」は、丁寧語を用いた正しい日本語であり、それ自体が間違っているわけではありません。社内の同僚や、関係性が構築されている取引先に対して、これから注文を行うという意思を簡潔に伝える際には、十分通用する表現と言えます。しかし、丁寧語は敬語の中でも最も基本的なレベルに位置づけられます。そのため、相手や状況によっては、より高い敬意を示す表現が求められる場面があることを理解しておく必要があります。

上司や取引先に「発注します」は失礼にあたるか？

では、上司や重要な取引先に対して「発注します」と伝えるのは失礼にあたるのでしょうか。結論から言うと、一概に失礼とまでは言えませんが、相手によっては配慮が足りない、あるいは少し軽い印象を与えてしまう可能性があります。特に、初めて取引を行う相手や、非常に格式を重んじる文化を持つ企業、あるいは役職の高い人物に対しては、丁寧語である「します」だけでは、敬意が十分に伝わらない場合があります。ビジネスにおけるコミュニケーションは、単に情報を伝達するだけでなく、相手との良好な関係を築き、維持するという重要な役割を担っています。そのため、相手への敬意をより明確に示し、丁寧で信頼できる人物であるという印象を与えるためには、「発注します」を、より洗練された敬語表現に置き換えることが賢明です。

「発注いたします」「発注させていただきます」との違い

「発注します」をより丁寧にする表現として、「発注いたします」と「発注させていただきます」があります。この二つは似ていますが、ニュアンスが異なります。「発注いたします」の「いたします」は、「する」の謙譲語「いたす」の丁寧形です。これは、自分（発注する側）の行為をへりくだることで、相手（発注される側）への敬意を高める表現です。シンプルに、自分の行為として発注することを丁寧に伝えたい場合に最も適しており、非常に汎用性が高いと言えます。一方、「発注させていただきます」の「させていただく」は、「相手の許可や恩恵を受けて、自分が何かをさせてもらう」という意味合いを持つ謙譲語です。したがって、相手からの見積もり提示や提案といった先行するアクションがあった上で、「そのお陰で、発注することができます」という感謝の気持ちを込めたい場合に適しています。ただし、何でもかんでも「させていただきます」を使うと、回りくどく、時に過剰な敬語だと受け取られる可能性もあるため、状況に応じて「いたします」と使い分けるのが良いでしょう。

「発注」と「注文」「依頼」の明確な違いと使い分け

モノの購入で使う「注文」との違い

「発注」と「注文」は、どちらも商品やサービスを申し込む際に使われるため混同されがちですが、厳密には使われる文脈が異なります。「注文（ちゅうもん）」は、主に既製品やカタログに載っているような、仕様が既に決まっている商品やサービスを購入する際に使われます。例えば、レストランで料理を頼むことや、文房具店で事務用品を購入すること、オンラインショッピングで商品を選ぶことは「注文」です。一般消費者としての購買活動の多くは、「注文」に該当します。ビジネスシーンにおいても、規格化された部品や備品を購入する場合は「注文」と表現するのが一般的です。

役務や作業を頼む「依頼」との違い

一方、「依頼（いらい）」は、相手に特定の業務や作業、行為を頼むことを指します。これは、物品の購入よりも、人の労働力や専門的なスキル、知識といった「役務」の提供を求める場合に使われる言葉です。例えば、弁護士に法律相談をすること、コンサルタントに市場調査を頼むこと、デザイナーにロゴ制作を頼むことは「依頼」です。ここには、売買契約というよりも、準委任契約や請負契約といった側面が強くなります。「発注」と異なり、必ずしも成果物の納品を伴わない、相談や調査といったプロセス自体を頼む場合にも使われるのが特徴です。

いつ「発注」という言葉を選ぶべきか？

では、「発注（はっちゅう）」はどのような場面で使われるのでしょうか。「発注」は、主にBtoB（企業間取引）において、購入する側の仕様に基づいて、オーダーメイドや特注で何かを製作してもらう場合や、継続的な取引の中で商品を仕入れる際によく使われます。つまり、「注文」よりも専門的で、ビジネス取引の色合いが濃い言葉と言えます。例えば、建設会社が資材メーカーに特注の建材を頼むこと、アパレル企業が縫製工場にオリジナルデザインの服の生産を頼むこと、システム開発会社が顧客の要件定義に基づいてソフトウェア開発を外部に頼むことなどが「発注」にあたります。このように、単なる購入ではなく、仕様の決定から納品まで、発注者と受注者の間で密なコミュニケーションが必要となる取引で使われることが多いのが「発注」です。

【状況別】すぐに使える！「発注します」の丁寧な言い換えとおすすめ文例30選

見積もり内容に合意し、正式に発注する際の文例5選

見積もりを確認し、合意した上で正式に注文する際は、感謝の意と決定の意思を明確に伝えることが重要です。

文例1：「先日お送りいただきましたお見積書の内容、拝見いたしました。提示いただいた条件で問題ございませんので、正式に発注いたします。」

文例2：「〇〇株式会社 鈴木 一朗様。お見積もりのご送付、誠にありがとうございました。社内で検討しました結果、ぜひ御社にお願いしたく存じます。つきましては、本日付で正式に発注させていただきます。」

文例3：「ご提示いただいた金額、納期ともに、弊社の希望通りでございます。早速ですが、見積番号12345の件、発注いたしたく存じます。」

文例4：「この度は、迅速なご対応に感謝申し上げます。お見積もりの内容を承諾し、プロジェクトAに関する制作業務を発注させていただきます。」

文例5：「先日ご提案いただいたプランBにて、発注をお願いいたします。つきましては、発注書を別途メールにてお送りいたしますので、ご査収ください。」

電話で口頭発注する際の丁寧な伝え方文例5選

電話での発注は、聞き間違いを防ぐため、後ほど書面でも確認する旨を伝えるのがマナーです。

文例6：「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の田中 圭介です。恐れ入ります、商品コードB-002を30個、発注お願いできますでしょうか。」

文例7：「〇〇さん、こんにちは。先日の打ち合わせの件ですが、正式に発注させていただくことに決まりました。まずは口頭で失礼いたします。」

文例8：「もしもし、〇〇部品様でしょうか。定期便の件で、来月納品分を発注いたします。数量はいつもと同じで結構です。」

文例9：「急ぎの件で恐縮なのですが、本日中にAパーツを100個、発注させていただきたいのですが、ご対応は可能でしょうか。」

文例10：「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。それでは、ただ今のお電話をもちまして、正式に発注とさせていただきます。後ほど、確認のために発注書をFAXいたします。」

複数の中から選定し、発注先を決定した際の文例5選

相見積もりなどの結果、発注先を決定したことを伝える際は、選定した理由を簡潔に添えると、相手の満足度が高まります。

文例11：「複数社で検討させていただいた結果、品質と実績を高く評価し、御社に発注させていただくことを決定いたしました。」

文例12：「この度は、素晴らしいご提案をいただきありがとうございました。ぜひ、ご提案いただいた内容で発注させていただきたく存じます。」

文例13：「コンペの結果、鈴木 一朗様のご企画が採用となりました。つきましては、企画実現に向けた業務一式を発注いたします。」

文例14：「各社様からのご提案を比較検討し、コストパフォーマンスの観点から御社への発注を決めました。今後ともよろしくお願いいたします。」

文例15：「社内協議の結果、満場一致で御社への発注が決定いたしましたことをご報告申し上げます。」

定期的な取引で、追加発注する際の文例5選

継続的な取引における追加発注は、手短に、しかし正確に伝えることが求められます。

文例16：「いつもお世話になっております。先月納品いただいた部品ですが、追加で50個、発注をお願いいたします。」

文例17：「〇〇様。在庫が少なくなってまいりましたので、定番商品のCモデルを、いつもの数量で発注させていただきます。」

文例18：「前回と同じ仕様で、再度印刷を発注したいのですが、よろしいでしょうか。」

文例19：「来月分の消耗品リストをお送りします。こちらに記載の内容で、発注手続きを進めていただけますでしょうか。」

文例20：「急で申し訳ないのですが、予備としてDパーツを10個、至急で発注いたします。最短での納期をお知らせください。」

上司の代理で発注手続きを行う際の文例5選

代理で発注する際は、誰の指示であるかを明確にし、責任の所在をはっきりさせることが重要です。

文例21：「私、営業部長 鈴木 一朗の代理でご連絡しております、秘書の田中 圭介と申します。鈴木 一朗の指示により、〇〇の件を発注いたします。」

文例22：「部長の〇〇がただ今席を外しておりますので、代わりに私が発注手続きをさせていただきます。」

文例23：「本件、担当の山田は本日不在ですが、上長の許可を得ておりますので、私が責任を持って発注いたします。」

文例24：「〇〇部長より、本件の発注手続きを進めるよう申し付かっております。つきましては、発注書をお送りします。」

文例25：「プロジェクトリーダーの指示に基づき、本日付で関連機材一式を発注させていただきます。」

発注と同時に、納期や条件の確認を行う際の文例5選

発注の意思表示と共に、重要な条件を再確認することで、後のトラブルを防ぎます。

文例26：「こちらの内容で発注いたします。念のための確認ですが、納期は来週の金曜日までということで、お間違いないでしょうか。」

文例27：「発注させていただきますので、お手続きをお願いします。なお、お支払いは従来通り、月末締め翌月末払いでお願いいたします。」

文例28：「それでは、発注を確定します。納品場所は、見積書に記載のA倉庫ではなく、B倉庫へ変更をお願いできますでしょうか。」

文例29：「本日、発注いたします。お手数ですが、納品時には必ず検品担当者のサインをもらっていただくよう、配送業者様にお伝えください。」

文例30：「今回の発注分については、先日ご相談した通り、特別価格を適用いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。」

これは避けたい！信頼を損なう「発注します」のNG文例10選

必要な情報が欠けているNG例

発注は契約行為の始まりです。何を、いくつ、いくらで、いつまでに、といった基本情報が欠けていると、相手は動きようがありません。

NG文例1：「例の件、いい感じでお願いします。とりあえず発注します。」（→「例の件」が何を指すか不明確で、数量や金額も分かりません。）

NG文例2：「あの部品、できるだけたくさん発注します。」（→「できるだけたくさん」では、具体的な数量が分からず、手配できません。）

高圧的・一方的な印象を与えるNG例

発注は、あくまで対等なビジネスパートナーとの取引です。買い手だからといって、相手を見下したような、高圧的な態度は厳禁です。

NG文例3：「とにかく、明日までに100個用意してください。今から発注しますので。」（→相手の都合を無視した一方的な命令口調です。）

NG文例4：「まあ、今回は御社に発注してあげますよ。」（→「〜してあげる」という表現は、相手を下に見ており、非常に失礼です。）

責任の所在が曖昧になるNG例

「誰が」「何を」発注するのかが曖昧だと、トラブルの原因になります。特に、まだ正式決定していない段階で、確定したかのような言い方は避けるべきです。

NG文例5：「たぶん、うちの部署で発注すると思います。」（→「たぶん」「思います」といった曖昧な表現は、正式な発注の意思表示とは見なされません。）

NG文例6：「（上司に相談なく）いいですね、それ。私の判断で発注します。」（→自身の権限を越えた発注は、後で社内問題に発展する可能性があります。）

口約束で済ませようとするNG例

重要な取引や、金額の大きな取引を口頭の「発注します」だけで済ませるのは、非常に危険です。「言った、言わない」のトラブルを避けるためにも、必ず書面での記録を残すべきです。

NG文例7：「発注書は面倒なので、この電話で発注したことにしてください。」（→記録が残らず、後で仕様や金額の認識違いが発覚するリスクがあります。）

NG文例8：「前回と同じ条件でいいので、とにかく送ってください。発注はそれでお願いします。」（→「同じ条件」の認識が双方で異なっている可能性があります。）

敬語の使い方が間違っているNG例

丁寧な言葉を使おうとして、かえって不自然な表現になってしまうケースです。間違った敬語は、知識不足を露呈してしまいます。

NG文例9：「御社に、発注申し上げております。」（→「申し上げる」は「言う」の謙譲語であり、「発注する」という意味にはなりません。）

NG文例10：「こちらの商品を発注されていただきます。」（→受け身形と謙譲語が混ざった、文法的に誤った表現です。「発注させていただきます」が正しいです。）

【完全版】失敗しない発注メールの書き方とテンプレート

件名だけで用件が伝わる書き方

ビジネスメールにおいて、件名は最初の関門です。受信者は件名を見て、メールの重要度や内容を判断します。そのため、件名には「【発注のご連絡】」といった見出しを付け、会社名と氏名、そして可能であれば案件名を明記するのが鉄則です。例えば、「【発注のご連絡】株式会社〇〇 鈴木 一朗／新商品Aのパッケージ制作の件」のように具体的に書くことで、相手は一目で誰からの何のメールかを理解でき、迅速な対応に繋がります。

発注メールに必須の8つの記載項目

発注の意思を伝えるメール本文には、後のトラブルを避けるため、必要な情報を過不足なく記載する必要があります。最低限、以下の8つの項目は必ず盛り込むようにしましょう。

1. 発注日：いつ発注したのかを明確にする日付。
2. 商品名・サービス名：正式名称や型番を正確に記載。
3. 数量：個数やロット数など。
4. 単価：見積もりで合意した単価。
5. 合計金額：単価×数量に、消費税を加えた最終的な金額。
6. 納期：いつまでに納品してほしいかという期日。
7. 納品場所：商品を届けてほしい住所や部署名。
8. 支払い条件：月末締め翌月末払いなど、合意済みの支払い方法と期日。

これらの情報を本文に箇条書きで記載するか、後述する発注書にまとめて添付するのが一般的です。

発注書（注文書）を添付する場合の文面

特に、取引内容が複雑な場合や、正式な記録を残したい場合は、メール本文で発注の意思を伝えた上で、詳細を記した発注書（注文書）をPDFなどの形式で添付するのが最も確実です。その場合のメール文面は以下のようになります。

「（前略）つきましては、本日付で正式に発注させていただきます。詳細につきましては、添付いたしました発注書（注文書）をご確認いただけますよう、お願い申し上げます。お手数ではございますが、内容をご確認の上、受注いただける場合は、請書のご返信をいただけますと幸いです。」
このように、添付ファイルがあることを明確に伝え、相手に確認と次のアクションを促すことが重要です。

受信確認を促し、トラブルを防ぐ一文

メールは、送信エラーや相手の見落としといったリスクが常に伴います。重要な発注メールを送った後は、相手が確実に受け取ったかを確認することが、無用なトラブルを防ぐ上で非常に大切です。メールの末尾に、「誠に恐れ入りますが、本メールをお受け取りになられましたら、ご一報いただけますでしょうか。」といった一文を添えるだけで、相手に確認を促すことができます。これにより、「メールを送ったはずなのに、手配が進んでいなかった」といった最悪の事態を回避できるのです。

発注行為の法的効力と注意点

「発注します」と伝えた時点で契約は成立するのか？

日本の法律（民法）では、契約は当事者双方の意思表示が合致した時点で成立するのが原則です。これを「諾成契約（だくせいけいやく）」と呼びます。つまり、買い手（発注者）の「これを買います（発注します）」という申し込みの意思表示と、売り手（受注者）の「分かりました、売ります（受注します）」という承諾の意思表示が合致すれば、口頭であっても契約は法的に成立します。したがって、「発注します」と伝えたという事実は、法的に見ても非常に重い意味を持つのです。安易な気持ちで発注の意思を伝えると、後で簡単に撤回することはできない可能性があることを、肝に銘じておく必要があります。

発注書（注文書）と請書の役割

口頭でも契約は成立するとはいえ、ビジネスの世界では「言った、言わない」の水掛け論が最も避けるべきトラブルです。そのために存在するのが、発注書（注文書）と発注請書（はっちゅううけしょ）です。発注書は、発注者が「このような内容で申し込みます」という意思を書面で明確にしたものです。一方、発注請書は、受注者がその申し込みに対して「確かにその内容で承諾しました」という意思を書面で示すものです。この二つの書類が交わされることで、契約が成立したこと、そしてその契約内容がどのようなものであったかが、客観的な証拠として明確に残るのです。これは、双方の認識違いを防ぎ、万が一の紛争時に自社を守るための、極めて重要な手続きです。

発注後のキャンセルは可能か？

一度成立した契約は、原則として一方の都合で自由にキャンセル（解除）することはできません。もし、発注後に発注者側の都合でキャンセルを申し出た場合、受注者がそれまでに費やした費用（材料費や人件費など）や、得られるはずだった利益について、損害賠償を請求される可能性があります。もちろん、双方の合意があれば契約を解除することは可能です。また、受注者側に納期遅延や納品物の欠陥といった契約不履行があった場合には、発注者側からの契約解除が認められます。いずれにせよ、発注という行為は、法的な責任を伴う重い決定であることを十分に認識し、社内での承認プロセスなどを経て、慎重に行う必要があります。

グローバルビジネスで役立つ「発注します」の英語表現

"place an order" - 最も一般的な表現

「発注する」を英語で表現する際に、最も一般的で広く使われるフレーズが"place an order"です。これは「注文を置く」と直訳できますが、「注文を出す」「発注する」という意味の定型句です。非常に汎用性が高く、フォーマルなビジネスメールから日常的な会話まで、様々な場面で使うことができます。例えば、"We would like to place an order for 100 units of product #A-123."（製品番号A-123を100ユニット、発注したく存じます）のように使います。

"order" を動詞として使うシンプルな表現

よりシンプルに、「注文する」という意味の動詞"order"を直接使うこともできます。"place an order"よりも少しだけカジュアルな響きになりますが、ビジネスシーンでも全く問題なく使えます。例えば、"We will order the same parts as last time."（前回と同じ部品を発注します）のように、簡潔に意思を伝えることができます。電話やチャットなど、スピーディーなやり取りでは、こちらの表現が好まれることもあります。

英語での発注メールの基本フレーズ

英語で発注メールを書く際には、いくつかの定型フレーズを覚えておくと便利です。

* "This is an official order for..."
「これは〜に対する正式な発注です。」メールの冒頭で、これが正式な発注であることを明確に伝える表現です。

* "Please refer to the attached purchase order."
「添付の発注書をご参照ください。」発注書を添付した際に使う定番のフレーズです。

* "Please confirm receipt of this order."
「この注文の受領確認をお願いします。」日本の「ご一報いただけますでしょうか」と同様に、相手に受信確認を促す丁寧な表現です。

* "We look forward to receiving the shipment."
「商品の到着を楽しみにしております。」メールの結びに使うことで、取引が前向きに進んでいることを示すことができます。

"purchase order (PO)" の役割と使い方

英語圏のビジネス取引において、日本の発注書に相当するのが"purchase order"、通称"PO"です。POには、発注者、受注者、商品、数量、単価、合計金額、納期、支払い条件といった契約に必要な情報が網羅的に記載されており、法的な効力を持つ重要な書類と見なされています。メールで "Please find our PO attached."（弊社のPOを添付にてご確認ください）と連絡し、受注者はそれに対して "Thank you for your PO."（POありがとうございます）と返信するのが一連の流れです。また、請求書（Invoice）には、必ず対応する "PO number"（発注書番号）を記載することが求められ、これにより取引の管理が厳密に行われます。

まとめ：「発注します」を使いこなし、信頼されるビジネス取引を

正確な言葉選びがトラブルを防ぐ第一歩

「発注します」という一言は、ビジネス取引の引き金を引く、非常に重要な言葉です。この言葉をどのタイミングで、どのような敬語表現で、誰に伝えるのか。その一つひとつの判断が、取引の行方を左右します。「発注します」「発注いたします」「発注させていただきます」といった言葉のニュアンスを理解し、相手や状況に応じて的確に使い分けること。そして、「注文」や「依頼」との違いを認識し、自社の取引内容に最もふさわしい言葉を選ぶこと。こうした正確な言葉選びこそが、相手との認識の齟齬を防ぎ、無用なトラブルを回避するための、最も基本的かつ重要な第一歩なのです。

相手への配慮を忘れず、良好な関係を築く

発注という行為は、単なる事務的な手続きではありません。それは、自社のビジネスを前に進めるために、パートナーである取引先の力と協力を得るための、重要なコミュニケーションです。発注メールに、必要な情報を正確に記載することはもちろん、取引先への感謝の気持ちや、円滑な進行への協力をお願いする一文を添えるといった、ほんの少しの配慮が、相手の心証を大きく変えます。発注は、取引関係の始まりです。その始まりの瞬間に、相手への敬意と配慮を示すことで、信頼に基づいた良好なパートナーシップを築き、長期的なビジネスの成功へと繋げていくことができるでしょう。